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Traducción al español por DeepL abajo

Vision 2040 Advisory Committee
Weekly Update Email: January 22, 2020


 

Hello Vision Advisory Committee Members, Liaisons, and Stakeholders,
 
Next week's Vision Advisory Committee Meeting Agenda is available. Since there are important Council Report and Goalsetting items in draft form for committee discussion and approval, PLEASE read and send me edits to the Work Group reports you were involved in, or be prepared to suggest edits at Tuesday's meeting. My personal goal for 2021 is moving forward with open honesty on my self-assessments, and I assess that these drafts will need additional input to consider them a committee effort.

We'll have 3 Important Document Drafts to Discuss (titles below are links to documents):

  • Draft of Vision Coordinator's Vision Advisory Committee Report to Council
    • We'll start with this one. It focuses on the  2020 progress and needs and gaps of the Vision Advisory Committee itself, not progress on the overall Vision 2040. Items in this 1-page document set the tone for the other documents.
  • Draft of Program Coordinator's Recommendations for 2020-2021 Vision Advisory Committee Goals
    • We are tasked with creating a few committee overarching goals and related objectives for the upcoming year. I did my best to analyze themes from 2020, our Work Group Meetings, and our Ford Family Grant goals to draft up my suggestions. In open honesty, these need to be committee goals, not just from me. We'll need your feedback. This document is also one page. 
  • Draft of Annual 2040 Vision Progress Report
    • This is the 8-page document that includes the Executive Summary, over-arching themes, and the Focus Area/Work Group report sections. (I apologize to Jeff and anyone else that was hoping for pictures this year). 
    • Last year I willingly took interim Work Group Lead roles. This year, Lead roles will need to shift back to Committee Members to understand what is needed for sustainable success of Work Groups. 
    • To improve this year's report, please read through at least the first page and the Focus Area sections relevant to your work.
    • This report, as far as I've understood over the past two years, is an annual task given by our ordinance to report overall Vision 2040 Progress. This will need to be presented at February 1 Council Meeting to succeed at giving our Vision 2040 progress feedback before their Annual Goalsetting session. 
    • This year, I felt the other two documents are still necessary for documenting Vision Advisory Committee Progress, and our task of Committee Goal Setting. I plan on asking for feedback from the Council and the City on what forms of Annual Feedback they would like from the Vision Advisory Committee so we can best plan our Annual Implementation Cycle. Clarifying what is needed in which reports and when will go a long way in setting our volunteer effort up for success.


Lastly, in the section below, I'm sharing my personal reflections and suggested next-steps from our final agenda item. Because of the importance of the items above, we may not get to an in-depth discussion of the 4.C item in our meeting. However, it is important for us to collectively figure out our plan for our next meetings if we are to move forward on the same page in true alignment with previously set Grant and Committee goals, especially making changes towards Diversity, Equity, and Inclusion aspirations. Spoiler alert: I'm going back to my expedition leadership days and acknowledging that open honesty and constructive feedback is the only way to improve group efforts. I hope the authenticity of my honest self-assessment and need for feedback comes through in my writing (but I blame multiple days of drafting documents if it doesn't). If it hasn't been obvious over the past years, I am extremely grateful for everyone already on board the Vision 2040 effort. Thank you for your continued passion and contributions to our ambitious, trailblazing work ahead.
 

January Vision Advisory Committee Meeting:
Tuesday, January 26, 2020 at 2:30 PM - 4:00 PM.

Join Zoom Meeting
https://us02web.zoom.us/j/82167387649

Meeting ID: 821 6738 7649
One tap mobile
+16699006833,,82167387649# US (San Jose)
+12532158782,,82167387649# US (Tacoma)

Dial by your location
        +1 669 900 6833 US (San Jose)
        +1 253 215 8782 US (Tacoma)
        +1 346 248 7799 US (Houston)

Meeting ID: 821 6738 7649
Find your local number: https://us02web.zoom.us/u/kD3SZfOmY


Reality Check From the Vision 2040 Program Coordinator
 

While I felt successes and positive feedback on some accomplishments this year, I feel I dropped the ball in true leadership, if defined by empowering and supporting members to succeed in contributing to shared leadership of this group effort. From my expedition leadership background, I know it’s essential to be honest about what’s not working when in a leadership position.

 

Being empathetic of City Staff and Committee Members in constant crisis-response mode was necessary. However, by my forging forward on a path without much 2-way communication and feedback from committee members and staff, I know my path may be off track from what will actually work for the long-term success of this committee and our ordinance duties.

 

This year, if you genuinely appreciate the work I’m doing, I need more than an occasional thumbs-up. I ask for increased outside-of-meeting constructive feedback, participation in action item requests, and collective contributions to the Committee’s workload. I won’t know what’s not working if no one tells me. I need to hear, outside of scheduled meetings, from those who are struggling to understand what this committee is supposed to do. Honestly, the task of creating an Onboarding Resource List was worthless if no one is using it to find answers to their questions. I need feedback if you think I’m off track. All the Agenda materials in the world won’t matter if no one reads them and comes prepared to discuss them. I aim to problem solve and improve systems, and I can’t do that alone.
 

In that effort, please help me add agenda items and prioritize our next few months worth of unmet tasks including, but likely not limited to: 

  • Discussion and approval of the City's Diversity, Equity, and Inclusion (DEI) Statement,

  • Assigning Chair & Vice Chair, 

  • Assigning 6 Work Group Leads, 

  • Feedback Opportunity for the first year of TFFF Grant Progress & Program Coordinator

    • This could be done by survey, if everyone agrees to participate virtually.

  • New Member Outreach and Onboarding through DEI lens, 

  • Scheduling this year's Committee Meetings through DEI lens,

  • And, oh yes, Celebrating Successes with the 2020 Community Vision Awards.
     

If we don't have time for in-depth discussion on this item, I recommend Committee Members add crucial Agenda items to the above list. To complete the process, members can agree to filling out a ranked Survey Monkey to collectively prioritize our items. 
 

To allow catch up with the City Staff and DEI lens re-focusing of communications and onboarding, the Vision Program Coordinator recommends a Doodle Poll for early March for our next Vision Advisory Committee meeting. Prioritizing the Council Reports, Community Vision Awards, Ranking & prioritizing next Committee Meeting steps will take up February's remaining Program Coordinator hours. 
 

If you've read this far and are so inspired, please contact me if you have any questions, additions to the future Agenda item list, or feedback. 


Gratefully, 
Leslie Palotas
Vision 2040 Program Coordinator

We Still Need a Vision Committee Member for this Ad Hoc Committee:
A Message From Peggy Hawker, emailed on Friday, December 18th:


Good Afternoon V2040 Advisory Committee,

 

The city is seeking someone from this Committee to serve on the Ad Hoc Committee on the Distribution of Housing Construction Excise Funds. Please let us know which of you is interested in serving on this important group.

 

Thanks so much.

 

Peggy Hawker, MMC

City Recorder/Special Projects Director

City of Newport

169 SW Coast Highway

Newport, Oregon 97365

541.574.0613

p.hawker@newportoregon.gov

 
YouTube recording of Fiesta Familiar con Sabor, the 30-minute "pre-party", and Cultural Fest
 

Comité Asesor Visión 2040
Correo electrónico de actualización semanal: 22 de enero de 2020


Hola Miembros del Comité Asesor de Visión, Enlaces e Interesados,
 

El orden del día de la reunión del Comité Consultivo de la Visión de la próxima semana está disponible. Dado que hay importantes elementos del Informe del Consejo y de la fijación de objetivos en forma de borrador para su discusión y aprobación por parte del comité, POR FAVOR, lean y envíenme ediciones de los informes de los Grupos de Trabajo en los que participaron, o estén preparados para sugerir ediciones en la reunión del martes. Mi objetivo personal para 2021 es avanzar con honestidad abierta en mis autoevaluaciones, y evalúo que estos borradores necesitarán aportes adicionales para considerarlos un esfuerzo del comité.

Tendremos 3 documentos importantes para discutir (los títulos abajo son enlaces a los documentos):

  • Borrador del Informe del Comité Asesor de la Visión del Coordinador al Consejo
    • Comenzaremos con éste. Se centra en el progreso de 2020 y en las necesidades y carencias del propio Comité Asesor de la Visión, no en el progreso de la Visión 2040 en general. Los puntos de este documento de una página marcan el tono de los demás documentos.
  • Borrador de las recomendaciones del coordinador del programa para los objetivos del Comité Asesor de la Visión 2020-2021
    • Se nos ha encomendado la tarea de crear unas cuantas metas y objetivos del comité para el próximo año. Hice todo lo posible por analizar los temas de 2020, las reuniones de nuestros grupos de trabajo y los objetivos de la Subvención Familiar Ford para redactar mis sugerencias. Con toda honestidad, estos deben ser los objetivos del comité, no sólo los míos.  Necesitaremos sus comentarios. Este documento también es de una página. 
  • Borrador del Informe Anual de Progreso de la Visión 2040
    • Este es el documento de 8 páginas que incluye el resumen ejecutivo, los temas generales y las secciones del informe del área de enfoque/grupo de trabajo. (Pido disculpas a Jeff y a todos los que esperaban fotos este año). 
    • El año pasado asumí de buen grado las funciones de liderazgo de los grupos de trabajo de forma interina. Este año, las funciones de liderazgo deberán volver a recaer en los miembros del Comité para que comprendan lo que se necesita para el éxito sostenible de los Grupos de Trabajo. 
    • Para mejorar el informe de este año, te ruego que leas al menos la primera página y las secciones de las Áreas Focales relevantes para tu trabajo.
    • Este informe, por lo que he entendido en los dos últimos años, es una tarea anual encomendada por nuestra ordenanza para informar del progreso general de Visión 2040. Esto tendrá que ser presentado en la reunión del Consejo del 1 de febrero para tener éxito en dar nuestro progreso Visión 2040 retroalimentación antes de su sesión anual de fijación de objetivos. 
    • Este año, considero que los otros dos documentos siguen siendo necesarios para documentar el progreso del Comité Consultivo de la Visión y nuestra tarea de fijación de objetivos del Comité. Tengo previsto solicitar la opinión del Consejo y de la ciudad sobre las formas de retroalimentación anual que les gustaría recibir del Comité Consultivo de la Visión para que podamos planificar mejor nuestro ciclo de implementación anual. Aclarar qué se necesita en cada informe y cuándo será de gran ayuda para que nuestro esfuerzo voluntario tenga éxito.


Por último, comparto mis reflexiones personales y los próximos pasos sugeridos en nuestro último punto del orden del día en la sección siguiente. Debido a la importancia de los puntos anteriores, es posible que no lleguemos a debatir en profundidad el punto 4.C en nuestra reunión. Sin embargo, es importante que definamos colectivamente nuestro plan para nuestras próximas reuniones si queremos avanzar en la misma línea y en verdadera consonancia con los objetivos de la subvención y del Comité previamente establecidos, especialmente para realizar cambios hacia las aspiraciones de Diversidad, Equidad e Inclusión. Alerta de spoiler: vuelvo a mis días de liderazgo en la expedición y reconozco que la honestidad abierta y la retroalimentación constructiva es la única manera de mejorar los esfuerzos del grupo. Espero que la autenticidad de mi autoevaluación honesta y la necesidad de retroalimentación se reflejen en mi escritura (pero culpo a los múltiples días de redacción de documentos si no es así). Si no ha sido obvio en los últimos años, estoy muy agradecido a todos los que ya están a bordo del esfuerzo de Visión 2040. Gracias por su continua pasión y sus contribuciones a nuestro ambicioso y pionero trabajo.

Traducción realizada con la versión gratuita del traductor www.DeepL.com/Translator

Reunión de enero del Comité Asesor de la Visión:
Martes, enero 26, 2020 a las 2:30 PM - 4:00 PM.

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        +1 253 215 8782 US (Tacoma)
        +1 346 248 7799 US (Houston)

Meeting ID: 821 6738 7649
Find your local number: https://us02web.zoom.us/u/kD3SZfOmY

 

La realidad de la coordinadora del programa Visión 2040

Aunque este año he sentido los éxitos y la retroalimentación positiva de algunos logros, siento que he dejado caer la pelota en el verdadero liderazgo, si se define como el empoderamiento y el apoyo a los miembros para tener éxito en la contribución al liderazgo compartido de este esfuerzo de grupo. Por mi experiencia en el liderazgo de la expedición, sé que es esencial ser honesto sobre lo que no funciona cuando se está en una posición de liderazgo.


Era necesario ser empático con el personal de la ciudad y los miembros del comité en constante modo de respuesta a la crisis. Sin embargo, por mi forjar hacia adelante en un camino sin mucha comunicación de dos vías y la retroalimentación de los miembros del comité y el personal, sé que mi camino puede estar fuera de la pista de lo que realmente va a trabajar para el éxito a largo plazo de este comité y nuestros deberes de ordenación.


Este año, si realmente aprecian el trabajo que estoy haciendo, necesito algo más que un pulgar arriba ocasional. Pido que aumenten los comentarios constructivos fuera de las reuniones, la participación en las solicitudes de medidas y las contribuciones colectivas a la carga de trabajo del Comité. No sabré lo que no funciona si nadie me lo dice. Necesito escuchar, fuera de las reuniones programadas, a quienes se esfuerzan por entender lo que debe hacer este comité. Sinceramente, la tarea de crear una lista de recursos de incorporación no ha servido de nada si nadie la utiliza para encontrar respuestas a sus preguntas. Necesito que me digan si creen que me he desviado del camino. Todos los materiales de la Agenda del mundo no importarán si nadie los lee y viene preparado para discutirlos. Mi objetivo es resolver problemas y mejorar los sistemas, y no puedo hacerlo solo.


En ese esfuerzo, por favor ayúdenme a añadir puntos en la agenda y a priorizar nuestras tareas pendientes de los próximos meses, incluyendo, pero probablemente no limitado a: 
  • Discusión y aprobación de la Declaración de Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI) de la ciudad,
 
  • A partir de la impresión del orden del día, sólo está disponible esta versión preliminar
 
  • Asignación de un presidente y un vicepresidente, 
 
  • Asignación de 6 líderes de grupos de trabajo, 
 
  • Oportunidad de retroalimentación para el primer año de la subvención del TFFF Progreso y Coordinador del Programa
 
  • Esto podría hacerse mediante una encuesta, si todos están de acuerdo en participar virtualmente.
 
  • Alcance de los nuevos miembros y su incorporación a través de la lente de DEI, 
 
  • Programación de las reuniones del Comité de este año a través de la lente de DEI,
 
  • Y, oh sí, celebrando los éxitos con los Premios a la Visión de la Comunidad 2020.


Si no tenemos tiempo para debatir en profundidad este tema, recomiendo a los miembros del Comité que añadan puntos cruciales del orden del día a la lista anterior. Para completar el proceso, los miembros pueden estar de acuerdo en rellenar un Survey Monkey clasificado para priorizar colectivamente nuestros temas. 


Para permitir ponerse al día con el personal de la ciudad y la lente de la DEI reenfocando las comunicaciones y la incorporación, el Coordinador del Programa de la Visión recomienda una encuesta Doodle para principios de marzo para nuestra próxima reunión del Comité Asesor de la Visión. La priorización de los informes del Consejo, los premios de la visión de la comunidad, la clasificación y la priorización de los pasos de la próxima reunión del Comité ocuparán las horas restantes de febrero del Coordinador del Programa. 


Si ha leído hasta aquí y está inspirado, por favor, póngase en contacto conmigo si tiene alguna pregunta, adiciones a la futura lista de puntos de la Agenda, o comentarios. 


Con mucho gusto, 
Leslie Palotas
Vision 2040 Program Coordinator
Grabación en YouTube de la Fiesta Familiar con Sabor, la "pre-fiesta" de 30 minutos, y la Cultural Fest

RECONOZCA A UN PROMOTOR COMUNITARIO RURAL

¿Conoces a alguien que promueve una comunidad en las zonas rurales de Oregon o el condado de Siskiyou, California? ¿Alguien que va más allá para mejorar su comunidad? ¿Alguien que se preocupa por las necesidades de los demás y no solo de el/ella mismo-a? ¡Reconozca, honre y eleve a esa persona! Cuéntenos por qué tu lo consideras un RCB y seleccione un artículo para regalarle o elija que se lo enviemos.

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